Dự án thất bại ư? Ai cũng có cách giải thích riêng khi điều đó xảy ra. Đối với một số người, nguyên nhân thất bại là không đáp ứng được thời hạn và chi phí vượt quá ngân sách được phân bổ. Trong khi những người khác có thể lập luận rằng dự án thất bại là không đáp ứng mong đợi của các bên liên quan. Một số khác lại nghĩ do kém may mắn nên dự án mới thất bại.

Bất kể bạn giải thích thất bại của dự án như thế nào, điều quan trọng nhất là xác định lý do tại sao. Dưới đây là một số nguyên nhân phổ biến và cách phòng tránh mà các chuyên viên săn đầu người (headhunter) chia sẻ, hãy cùng tham khảo nhé.

Thiếu nguồn lực – một trong những lý do khiến dự án thất bại

Có một điều chắc chắn rằng bạn không thể mong đợi một dự án thành công trước thời hạn nếu thiếu các tài nguyên cần thiết. Phần lớn các nhà quản lý đều đau đầu với việc khan hiếm tài nguyên và coi đó là một trong những thất bại của dự án.

Trách nhiệm cốt lõi của quản lý cấp cao là cung cấp cho các nhà quản lý dự án các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án. Một khi quản lý cấp cao đảm bảo rằng các tài nguyên cần thiết đã được sắp xếp và phân bổ, họ mới có thể khiến các quản lý dự án chịu trách nhiệm cho cả thành công hoặc thất bại của dự án.

Vượt phạm vi dự án – thường thì gặp lý do này nhiều nhất

Do phạm vi leo thang, hơn 75% các nhà quản lý Công nghệ thông tin nghĩ rằng các dự án của họ đã thất bại ngay từ đầu. Để giảm khả năng thất bại của dự án, điều quan trọng là bạn phải xác định rõ ràng phạm vi của dự án, không thay đổi thường xuyên bởi điều này sẽ gây khó khăn cho các nhà quản lý dự án và các thành viên trong nhóm của họ. Cách tốt nhất để làm điều đó là vạch rõ phạm vi dự án bằng văn bản và được ký bởi tất cả các bên liên quan.

Giao tiếp không hiệu quả - hầu như là đa số

Việc trao đổi thông tin giữa người quản lý dự án, các thành viên trong nhóm và các bên liên quan không hiệu quả cũng là nguyên nhân khiến một dự án thất bại. Cách để tránh cạm bẫy này là phát triển một kế hoạch quản lý giao tiếp bao gồm các kênh liên lạc, cách thức giao tiếp giữa các bên liên quan và được theo dõi ngay từ thời gian đầu của dự án. Các nhà quản lý dự án nên thường xuyên cung cấp thông tin, cập nhật về tình hình dự án thông qua các kênh thông tin khác nhau nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của các bên liên quan.

Thành viên không phù hợp – phải biết chọn mặt gửi vàng

Để thành công dự án, bạn cần một người quản lý dự án có trình độ và một nhóm có kỹ năng để thực hiện công việc. Không hiếm trường hợp một người được đảm nhận vị trí quản lý dự án nhưng có rất ít thậm chí là không có kinh nghiệm tương đương. Do đó, để một dự án thành công cần có một nhà quản lý có năng lực. Đồng thời các thành viên trong nhóm cũng cần có khả năng thực hiện các nhiệm vụ của mình. Họ cần hiểu những gì được mong đợi, ưu tiên của dự án và thành công sẽ được đánh giá như thế nào.

Đặt ra các thời hạn không thực tế - suy nghĩ hạn hẹp khó thành công

Một trong những lý do phổ biến khác đằng sau thất bại của dự án là đặt ra thời hạn khó đáp ứng. Nghiên cứu cho thấy 60% các dự án thất bại có thời hạn dưới một năm. Điều này cho thấy rằng các dự án có thời hạn dưới một năm có xu hướng thất bại nhiều hơn. Đặt ra thời hạn quá nghiêm khắc là công thức hoàn hảo cho "thảm họa" vì nó buộc các thành viên trong nhóm của bạn phải gấp rút hoàn thành các giai đoạn của dự án. Do đó, các lỗi lầm thường xuyên xảy ra hơn và chất lượng sản phẩm kém là điều khó tránh khỏi. Kết quả là, họ không tạo ra kết quả có liên quan đến một dự án thành công.

Hãy xem xét tất cả các yếu tố có thể khiến dự án của bạn bị trì hoãn trước khi đưa ra thời hạn. Tốt nhất là nên chừa ra một khoảng thời gian để có thể đánh giá và sửa chữa trước khi thời hạn cuối cùng của dự án tới gần.

Các nhà quản lý dự án có thể dễ dàng giảm thiểu rủi ro thất bại bằng cách xác định các lý do phổ biến dẫn đến thất bại của dự án. Họ sẽ phải thực hiện các bước để ngăn chặn các yếu tố tạo ra bóng tối tiêu cực cho các dự án của họ. Nếu bạn muốn dự án của bạn hoàn thành đúng hạn, thì bạn sẽ phải cung cấp tất cả các tài nguyên cần thiết cho người quản lý dự án và ngăn chặn dự án vươn ra khỏi tầm kiểm soát. Hãy giữ cho mọi thứ được tổ chức và kiểm soát tốt. Đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm của bạn luôn đồng lòng vì một mục tiêu chung.Tất cả những điều này sẽ rất hữu ích trong việc giúp bạn giảm nguy cơ thất bại của dự án.

Với những chia sẽ trên, hy vọng bạn sẽ có cái nhìn chi tiết hơn, hiểu được lý do thường gặp khiến dự án mình đầu tư nghiêm túc lại thất bại, có cách phòng tránh tối ưu nhất. Chúc bạn thành công.

Nguồn: Carrelink.